Hybride Arbeitsmodelle: wie Technologie das Arbeiten auf Distanz effizienter macht

Angesichts der sich ständig ändernden Dynamik in der modernen Arbeitswelt, ist die Produktivitätssteigerung in Unternehmen ein immer wiederkehrendes Thema. Hierbei ist nicht nur die Art und Weise, wie wir arbeiten von Bedeutung, sondern auch wo genau wir arbeiten. 

Hybride Arbeitsmodelle, wie beispielsweise im Home-Office liegen im Trend – aus gutem Grund: Denn sie ermöglichen Arbeitnehmern, flexibler zu arbeiten und ihren Arbeitsalltag besser an ihre individuellen Bedürfnisse und Lebensbedingungen anzupassen. In diesem Kontext werden Begriffe wie Work-Life-Balance und Mitarbeiterzufriedenheit immer wichtiger: Sie gelten mittlerweile als entscheidende Faktoren, um sich für einen Arbeitsgeber zu entscheiden. Laut einer aktuellen Studie von HFS Research, sehen 68% von Arbeitnehmern hybrides Arbeiten als produktiver und effizienter, als die traditionelle Art, bei der täglich vom Büro aus gearbeitet wird.

Unternehmen, die diese Aspekte in ihre Unternehmenskultur und strategischen Planungen einbeziehen, haben bessere Chancen, um Fachkräfte langfristig zu halten, und um sich im aktuellen „War for Talents“, der gegenwärtig den Arbeitsmarkt bestimmt, profilieren zu können.

Definition: Der hybride Arbeitsplatz

Ein Arbeitsplatz, der hybrid ist, basiert auf ein Modell bei dem Mitarbeiter sowohl von zu Hause aus als auch im Büro arbeiten können. Hierbei ist es in einigen Fällen sogar möglich von einem „dritten Arbeitsplatz“ aktiv zu sein. Dies kann beispielsweise ein Coworking Space, ein Zweitwohnsitz oder sogar ein Aufenthalt im Ausland im Rahmen einer „Bleisure“ Reise sein. Durch Home-Office Pauschalen können außerdem Kosten, die Mitarbeitern durch Bedarf für Büroausstattung oder Strom- und Heizungsverbrauch entstehen vom Arbeitgeber erstattet werden.

Vorteile von hybriden Arbeitsmodellen

Die Beliebtheit von hybridem Arbeiten ist ganz klar auf die Vorteile zurückzuführen, denn sie sind zahlreich vorhanden. Einbindung des Personals in die Unternehmenskultur, Zusammengehörigkeitsgefühl und gleichzeitig eine bessere Work-Life-Balance.

Mit hybriden Arbeitsmodellen haben viele Unternehmen die goldene Mitte gefunden. Hierbei gibt es keine Einseitigkeit in der Arbeitsstrategie, sondern eine gesunde Mischung, in der das Beste aus zwei Welten zusammenkommt.

Arbeitnehmer haben mehr Freiheit und Flexibilität den Arbeitsort je nach Belieben auszuwählen, und an ihre eigenen persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Der lange Fahrtweg zur Arbeit entfällt, und bietet mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Gleichzeitig können wichtige Meetings im Büro stattfinden, wodurch Kollegen vom persönlichen Kontakt profitieren. Der Arbeitsplatz der Zukunft fördert somit mehr Eigenverantwortung Engagement aber auch essentielle soziale Kompetenzen.

Tools für bessere Zusammenarbeit und Kommunikation

Ob Mitarbeiter von unterwegs, von zu Hause oder im Büro arbeiten: Im Idealfall sollte ein Arbeitsort die Interaktion und Produktivität nicht negativ beeinflussen. Um eine hybride Arbeitsumgebung erfolgreich zu gestalten, darf aus diesem Grund die richtige Technologie nicht fehlen. Dank des Einsatzes der richtigen digitalen Tools für eine effiziente Zusammenarbeit, läuft beispielsweise die Kommunikation unter den Teams besser ab.

Die geeignete Software, um einen Arbeitsplatz zu buchen, kann bei der Verwaltung des hybriden Arbeitsplatzes nützlich sein. Es ermöglicht eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeit von Meeting-Räumen und Büros, und gestaltet die Zusammenarbeit reibungsloser. Tools wie beispielsweise Google Slack oder Microsoft Teams vereinfachen außerdem den direkten Austausch zwischen Team-Mitgliedern.

Cloud-basierte Speicher- und File-Sharing-Plattformen

Im Zeitalter der digitalen Transformation sind physische Grenzen nicht länger ein Hindernis, wenn es um effektive Zusammenarbeit geht. Selbst beim Arbeiten aus dem Home-Office sollte ein Team in der Lage sein, von überall aus auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen. Um diese Herausforderung zu meistern, bieten cloudbasierte Speicher- und File-Sharing-Plattformen eine effiziente Lösung. Dank solcher Online-Ressourcen können Teammitglieder von jedem Ort aus, zu jeder Zeit und über jedes Gerät mit Internetzugang auf relevante Dokumente und Daten zugreifen und diese gemeinsam bearbeiten.

Dies bedeutet jedoch nicht nur eine größere Flexibilität, sondern macht auch eine kostspielige lokale Speicherinfrastruktur überflüssig. Diese digitalen Werkzeuge sind sowohl kosteneffizient als auch skalierbar, und bieten flexible Preisgestaltungsmodelle abhängig von der Nutzung. Daher sind sie für Unternehmen jeder Größe geeignet.

Allerdings ist es wichtig, nicht blindlings auf die neuesten Technologietrends zu setzen. Stattdessen sollten zunächst die Bedürfnisse eines Unternehmens und deren Mitarbeiter ermitteln werden. Denn nur so kann die passende Online-Ressource ausgewählt werden, um ein Team im Arbeitsalltag optimal zu unterstützen.

Maßnahmen für bessere Cybersecurity

Wenn Mitarbeiter von verschiedenen Orten aus arbeiten und mit einer Vielzahl von Geräten auf Unternehmensdaten und -systeme zugreifen können, steigt das Risiko von Cyber Angriffen. Aus diesem Grund ist es wichtig stets die Datensicherheit zu garantieren, und eventuelle Attacken aus dem Netz entgegenzuwirken. Firewalls, Antivirensoftware, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung sind effiziente Cybersicherheitslösungen, die jedes Unternehmen in Betracht ziehen sollte. Sie schützen Unternehmen vor Bedrohungen wie Malware, Phishing und Ransomware, indem Sie firmeninterne Netzwerke, Tools und Daten effektiv schützen.

Wie Ausgabenmanagement innovativer wird

Ein wichtiger Bereich, der von der Digitalisierung profitiert ist das Ausgabenmanagement in Unternehmen. Aufgrund der flexiblen Arbeitsweise in hybriden Modellen, wird es zunehmend schwieriger Papierdokumente aufzubewahren und von überall aus Zugriff auf wichtige Informationen zu haben.

Expensya, ein auf Ausgabenmanagement spezialisiertes Tool, kann hierbei besonders nützlich sein. Die SaaS-Lösung ist in der Cloud verfügbar, wodurch Dokumente von jedem beliebigen Ort abrufbar sind. Durch eine zentrale und ganzheitliche Plattform, in der sämtliche Geschäftsausgaben online gespeichert und validiert werden können, wird keine Quittung vergessen oder verlegt. Rechnungen werden bequem über eine OCR-basierte App erfasst und können in firmeneigene Buchhaltungssysteme integriert werden.

Dank einer nachhaltigen Digitalisierung des Ausgabenmanagements können Unternehmen zukunftsfähig werden:  So steht dem hybriden Arbeiten auch nichts mehr im Wege.

Über Expensya

Expensya beseitigt den administrativen Aufwand bei der Bearbeitung der von Mitarbeitern getätigten Geschäftsausgaben. Es ermöglicht der Belegschaft, autonom Ausgaben zu tätigen, wobei Unternehmen zugleich die Budgetkontrolle aufrechterhalten können. Die innovative Lösung bietet Vorteile für Mitarbeiter, Finanzteams und Manager gleichermaßen und erlaubt es Firmen, von einer nachträglichen Erfassung der Ausgaben zu einer vorherigen Genehmigung von Budgets überzugehen.

Expensya verwendet künstliche Intelligenz, um die manuelle Dateneingabe zu eliminieren und die Bearbeitung von Ausgaben zu automatisieren. Expensya ist eine leicht zu übernehmende und anzupassende Lösung für das Spendmanagement, die volle Kontrolle über getätigte Ausgaben bietet und die Bilanzen ihrer Kunden verbessert. Mit einer Belegschaft von 200 Mitarbeitern aus 20 verschiedenen Nationen in 4 Ländern zählt Expensya über 6.000 Kundenunternehmen und über 700.000 Nutzer in 100 Ländern.

Seit Juli 2023 ist Expensya Teil von Medius, einem führenden Anbieter von Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung.

Weitere Informationen unter Expensya.de